Studie: Office-Nutzer oft zu schlecht ausgebildet

75 Prozent aller Unternehmensdokumente entsprechen nicht dem korrekten Corporate Design. Dabei produziert ein Mitarbeiter pro Jahr 48 Präsentationen, 180 Kalkulationen, 240 Dokumente und 7.200 E-Mails. So das Ergebnis einer Studie der GfK. Was „Die große Office-Studie 2014“ zudem zeigt: 38 Prozent der Gesamtzeit, die für die Erstellung einer Präsentation benötigt wird, entfallen auf sich ständig wiederholende Formatierungsarbeiten. Doch nur die wenigsten Office-Arbeiter wissen, dass es für jedes Programm so etwas wie Makros und Add-ins gibt, die die immer gleichen Prozesse automatisieren. Dies spart nicht nur täglich bis zu zwei Stunden Arbeitszeit ein und macht sie für sinnvollere Tätigkeiten frei – auch die CI-Konformität ließe sich so gewährleisten. Aber nur ein Drittel der befragten Mitarbeiter setzt solche Arbeitserleichterungen ein. Was das Problem noch verschärft: 79 Prozent der Büromitarbeiter haben das Gefühl, dass sie zu wenig Training im Umgang mit ihren täglich genutzten Programmen erhalten.

Für die repräsentative Studie, die von der Made in Office GmbH in Auftrag gegeben wurde, hat die GfK im Juni 2014 insgesamt 1.017 Arbeitnehmer in deutschen Unternehmen ab 50 Mitarbeitern zu ihrer Nutzung der verschiedenen Microsoft Office-Programme wie Word, Excel, Powerpoint oder Outlook befragt. Aber auch Office-Lösungen von OpenOffice, Apple und Google wurden bei der Umfrage erfasst.

Die GfK-Studie zeigt: Es gibt nicht nur ungeahnte Zeitfresser im Büroalltag, gleichzeitig handeln sich viele Unternehmen durch die Arbeit mit Office-Programmen auch Inkonsistenzen in der Markenkommunikation ein. 72 Prozent seiner Zeit verbringt ein durchschnittlicher Büromitarbeiter mit Arbeit in Office-Programmen – von der E-Mail über Textverarbeitung und Tabellenkalkulation bis hin zu Präsentationsprogrammen, insgesamt sechs Stunden täglich. Wiederkehrende Aufgaben, wie etwa die Erstellung von Präsentationen in PowerPoint, von Angeboten in Word oder von Reportings in Excel, nehmen ein Drittel der Zeit ein, die mit Office-Software gearbeitet wird. Der Einsatz von Software-Erweiterungen und Add-ins könnte die dafür benötigte Zeit nicht nur auf ein Minimum reduzieren und die Produktivität der Mitarbeiter um bis zu 25 Prozent steigern – zugleich können solche Add-ins für CI-Konformität von Präsentationen und Angeboten sorgen.

Bislang nutzt erst ein Drittel der Befragten Makros oder Add-ins für Office-Anwendungen. IT-Lösungen allein genügen aber nicht – die Mitarbeiter müssen sie auch richtig anwenden können. Die Studie zeigt: 79 Prozent erhalten nicht genügend Training in Office und 24 Prozent haben nach eigener Einschätzung sogar nur Grundkenntnisse in den Office-Anwendungen, mit denen sie arbeiten müssen. Will ein Unternehmen also ein Office-Effizienz-Programm aufsetzen, sollte es zwei Stoßrichtungen haben: zum einen muss es die typischen Zeitfresser und CI-Stolpersteine wie etwa die Folienerstellung in Powerpoint weitgehend automatisieren; und zum anderen gilt es, das Know-how der Mitarbeiter zu stärken.

Die Ergebnisse der Studie stehen hier kostenfrei zum Download bereit.